Qualitätsmanagement (QM) ist heute in nahezu jeder Branche ein unverzichtbares Werkzeug zur Sicherung und Steigerung der Produkt- und Dienstleistungsqualität. Ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) ist eine wertvolle Ressource, wenn es darum geht, Unternehmen professionell zu unterstützen. Für viele Unternehmen, die bisher wenig Berührungspunkte mit Qualitätsmanagement hatten, stellt sich jedoch oft die Frage: Was genau macht ein externer QMB? Welche Vorteile bringt er mit sich? Und welche konkreten Leistungen kann man von ihm erwarten? Im Folgenden beleuchten wir umfassend die Aufgaben, Vorteile und Leistungen eines externen QMBs.

1. Was ist ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB)?

Ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter ist eine unabhängige Fachkraft, die von einem Unternehmen beauftragt wird, um das Qualitätsmanagementsystem (QMS) zu planen, umzusetzen und zu überwachen. Seine Hauptaufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle Prozesse und Abläufe den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen und kontinuierlich verbessert werden. Anders als ein interner QMB ist er nicht im Unternehmen angestellt, sondern wird projekt- oder stundenbasiert hinzugezogen.


2. Die Aufgaben eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten

Die Aufgaben eines externen QMBs sind vielfältig und decken ein breites Spektrum an Tätigkeiten ab. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben:

2.1 Aufbau und Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS)

Ein externer QMB unterstützt Unternehmen beim Aufbau und bei der Implementierung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems nach Normen wie ISO 9001. Dies umfasst die Analyse bestehender Prozesse, die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und die Einführung von Maßnahmen zur Qualitätssteigerung.

2.2 Schulung und Beratung der Mitarbeitenden

Qualitätsmanagement funktioniert nur dann effektiv, wenn alle Mitarbeitenden eingebunden sind. Ein externer QMB bietet Schulungen und Workshops an, um das Verständnis und die Kompetenz der Belegschaft in Sachen QM zu fördern. Er vermittelt Methoden und Werkzeuge, die zur Qualitätssicherung notwendig sind, und motiviert die Mitarbeiter, aktiv an der Verbesserung der Prozesse mitzuwirken.

2.3 Interne Audits durchführen

Eine weitere zentrale Aufgabe eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten ist die Durchführung interner Audits. Dabei prüft er, ob die festgelegten Qualitätsstandards und Prozesse im Unternehmen tatsächlich eingehalten werden. Er identifiziert Schwachstellen und erarbeitet gemeinsam mit dem Management Maßnahmen zur Behebung dieser Schwachstellen.

2.4 Begleitung von Zertifizierungsaudits

Für Unternehmen, die sich nach einer bestimmten Norm (z. B. ISO 9001) zertifizieren lassen möchten, ist die Begleitung durch einen erfahrenen QMB besonders wertvoll. Er bereitet das Unternehmen optimal auf das Zertifizierungsaudit vor, begleitet es während des Audits und unterstützt bei der Behebung eventuell festgestellter Abweichungen.

2.5 Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Ein gutes Qualitätsmanagementsystem lebt von der kontinuierlichen Verbesserung. Ein externer QMB stellt sicher, dass regelmäßig Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet und umgesetzt werden. Dies kann durch die Analyse von Kundenfeedback, die Auswertung von Fehlerquellen oder durch die Optimierung von Produktionsprozessen geschehen.


3. Vorteile eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten

3.1 Objektivität und Unabhängigkeit

Ein externer QMB bringt einen unvoreingenommenen Blick auf die internen Prozesse mit. Diese Unabhängigkeit ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, Schwachstellen zu identifizieren, die für interne Mitarbeiter oft schwer erkennbar sind.

3.2 Kosteneffizienz

Ein interner QMB erfordert eine Festanstellung, regelmäßige Weiterbildungen und Gehaltskosten. Ein externer QMB hingegen wird projektbezogen oder stundenweise bezahlt, was besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine kosteneffiziente Lösung darstellt.

3.3 Fachliche Expertise

Externe QMBs sind oft hochspezialisierte Fachkräfte, die über umfassende Erfahrung und tiefgehende Kenntnisse in verschiedenen Branchen verfügen. Sie bringen Best Practices und aktuelle Entwicklungen im Bereich Qualitätsmanagement in das Unternehmen ein.

3.4 Flexibilität

Unternehmen können einen externen QMB genau dann beauftragen, wenn sie ihn brauchen – sei es für die Einführung eines neuen Qualitätsmanagementsystems, für Audits oder für die Begleitung einer Zertifizierung. Diese Flexibilität ermöglicht eine passgenaue und bedarfsorientierte Unterstützung.


4. Die Leistungen eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten

Die spezifischen Leistungen eines externen QMBs variieren je nach Bedarf des Unternehmens. Im Folgenden eine Übersicht der typischen Dienstleistungen:

4.1 Qualitätsmanagement-Beratung

Externe QMBs bieten umfassende Beratungsleistungen an, die von der Analyse bestehender Qualitätsprozesse bis hin zur Einführung neuer QM-Strategien reichen. Sie helfen Unternehmen, ihre Qualitätspolitik zu definieren, Ziele zu setzen und Maßnahmenpläne zu entwickeln.

4.2 Prozessoptimierung

Ein wichtiger Aspekt der Arbeit eines externen QMBs ist die Optimierung bestehender Prozesse. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, die Fehlerquote zu senken und letztlich die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Durch gezielte Maßnahmen können Kosten gesenkt und die Produktivität gesteigert werden.

4.3 Vorbereitung und Begleitung von Zertifizierungen

Viele Unternehmen streben eine Zertifizierung nach ISO-Normen an. Der externe QMB hilft nicht nur bei der Vorbereitung, sondern begleitet das Unternehmen durch den gesamten Zertifizierungsprozess, vom ersten Audit bis zur erfolgreichen Zertifizierung.

4.4 Erstellung und Pflege von QM-Dokumentationen

Eine der Hauptaufgaben im QM-Bereich ist die Erstellung und Pflege der QM-Dokumentation. Dies umfasst Qualitätshandbücher, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Der externe QMB sorgt dafür, dass diese Dokumentationen stets auf dem aktuellen Stand sind und den Normanforderungen entsprechen.

4.5 Interne Audits und Managementbewertungen

Regelmäßige Audits und Managementbewertungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Der externe QMB übernimmt die Planung, Durchführung und Nachbereitung dieser Audits. Er erstellt Berichte, analysiert die Ergebnisse und leitet notwendige Korrekturmaßnahmen ein.


5. Welche Leistungen können unsere Qualitätsmanagementbeauftragte Ihnen anbieten?

Als IME Consulting GmbH betreuen wir für Sie Qualitätsmanagementsysteme nach:

DIN EN ISO 9001
DIN EN ISO/IEC 27001

Leistungen beim QM-System:

  • Einführung bzw. Optimierung des QM-Systems
  • wir liefern Vorschläge zur Prozessoptimierung
  • Prüfung der Norm-Konformität
  • Pflege der Kennzahlen
  • Unterstützung beim Management-Review
  • wir bieten Schulungen und Einweisungen für Ihre Mitarbeiter an
  • allgemeine Beratung zu Managementsystems z.B. im Hinblick auf integrierte Managementsysteme

Leistungen bei der Management-Dokumentation:

  • Fertigstellung von QM-Dokumentationen (Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen)
  • interne und externe Dokumentenlenkung (Managementsystem, Kundendokumente, Normen und Gesetze)

Leistungen bei den Audits:

  • Planung, Durchführung und Auswertung von internen Audits
  • Einleitung Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen 
  • Überwachung von Maßnahmen und Zielen
  • wir fungieren als Ansprechpartner für die Zertifizierungsgesellschaften

Unser externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) bietet Ihnen eine individuelle Beratung und Unterstützung im Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen. Haben Sie Interesse an einem externen QMB, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.


6. Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was kostet ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter?
Die Kosten variieren je nach Umfang und Art der Leistung. Kontaktieren Sie uns für ein maßgeschneidertes Angebot.

2. Wie lange dauert es, ein Qualitätsmanagementsystem zu implementieren?
Die Dauer hängt von der Komplexität des Unternehmens und den bestehenden Prozessen ab, beträgt jedoch in der Regel mehrere Monate.

3. Kann ein externer QMB auch kurzfristig eingesetzt werden?
Ja, wir bieten auch kurzfristige Einsätze, beispielsweise zur Vorbereitung auf ein Audit, an.

4. Wie oft sollten interne Audits durchgeführt werden?
Wir empfehlen, interne Audits mindestens einmal jährlich durchzuführen, um die Wirksamkeit des QM-Systems sicherzustellen.

5. Welche Normen deckt ein externer QMB ab?
Wir unterstützen Sie bei der Implementierung und Zertifizierung nach Normen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001.

6. Was passiert nach der Zertifizierung?
Auch nach der Zertifizierung bieten wir weiterhin Unterstützung an, um sicherzustellen, dass das QM-System kontinuierlich verbessert wird.